予約の管理はどうするか(最後に割引とノウハウの提供あります)

 「院長、予約の仕方って最近うちの院で変わったじゃないですか。」

 「うん変えたね。」

 「あれ、なんでだったんですか?」

 「いや、やっぱり24時間受け付けるほうが予約を入れてもらいやすいと思ってさ。」

 「あ、やっぱりそういうことですね。ちょっと自分が開業するとしたら悩んじゃうところなんですよ、以前までの方法と、新しい方法と。もしできたら両方のメリット、デメリットなど教えてもらえませんか。」

 「オッケーいいよ。うちで1年半前まで使っていた【紙の予約帳】と最近使っている【オンライン予約できるPC上の予約システム】の良いところ、悪いところを話そうか。」

 「とっても説明くさいセリフでしたが、お願いします〜。」

 「・・・僕にもいろいろ事情があるんだよ。ぅぅん、さて気を取り直して。基本的な部分は同じわけさ、両方とも。つまり予約を管理するということだよね、ご予約の希望の連絡があったら1つの仕組みの中にその情報を記録するわけだ。【紙の予約帳】ならうちではベッド別、担当別の軸とそれぞれに時間の軸があるね、これはなんと最近入れた【オンライン予約システム】も同じ方式だった。口で言ってもちょっとわかりにくいと思うので以下に図で説明してみよう。

担当別 | 12時 | 13時 | 14時 | 15時 |
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
  伊澤|←佐藤→|    |  ←清水−→  |
  田中|    |←加藤→|←−−村田−→  |
  高橋|  ←−−中村−→|←藤田→|    |
  鈴木|    |←−−三井−−−→|    |
  高田|    |  ←坂本−→  |←辻本→|

ベッド別| 12時 | 13時 | 14時 | 15時 |
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
ベッド1|←佐藤→|←加藤→|←藤田→|←辻本→|
ベッド2|    |  ←坂本−→←清水−→  |
ベッド3|  ←−−中村−→|←−−村田−→  |
ベッド4|    |←−−三井−−−→|    |

とまあこういうことだね、担当者はこの日5人で、ベッドが4台というようなときに、それぞれを管理しないとおかしなことになる。ベッドが4台なのに5人予約を取っちゃうとかね、逆に同じ時間に同じ人に指名が2つ入っちゃうとかね。これ実はこの仕組みは【紙】も【PC】も同じ。もちろん1人だけでやり続けるならこういうものは特に必要ないけどね。その場合は

    | 12時 | 13時 | 14時 | 15時 |
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
  伊澤|←佐藤→|    |  ←清水−→  |

これだけでいいわけだ。」

 「そうそうこれって良くできた仕組みですよね。でもだったら【紙】と【PC】の違いって何なんでしょうか?。」

 「うん。一番違うのは【営業時間以外も予約が取れる】ってことだと思う。スタッフが電話に出なくても【PC】のほうなら予約が【確定する形】でPCもしくは携帯から予約が入るんだよね。」

 「オンラインで予約が入ってくるってことですよね。【確定する形】ってなんでしょう?」

 「うん、以前はね、予約フォームに入力してもらい、メールのような形で送ってもらって、それをスタッフが見たタイミングで予約が入れられるなら入れる。で、その後に【予約取れましたよ】と連絡を返す。ということだね、その場合は予約が確定するまでに少なからず時間がかかる、夜中にフォームを書いた場合なんかは、次の日の営業時間前にやっと【取れました】とか【取れませんでした】というメールを送ることになるんだ。そうでなくて、オンラインで予約を入れたら、その瞬間に予約が取れているというのが【確定する形】で予約が取れる仕組みってことだね。ちょっとわかりにくかったかな。」

 「んーまあなんとなく頭の中で院長のセリフを2回繰り返したらわかりました。」

 「これは結構大きい。営業時間直前まで予約が取れているかどうかわからないっていうのはちょっとキビシイよね。」

 「それは考えてみるとそうですね。」

 「それに電話に出なくて済むわけさ。僕らは受付専用のスタッフっていないじゃない、だから全員施術していると誰かが電話に出ないといけないでしょ、施術の手を止めて。でもオンラインで自動的に入ればその必要は無いものね。」

 「それは素晴らしいことだなとよく思います。忙しいときに手を止める回数が激減しましたから。」

 「だよね。今は約半分の予約がオンラインで入ってくるから電話の本数もグッと減った。手を止めなきゃいけない場合は少ないものね。」

 「ええ。」

 「それに営業時間以外に取り損ねていた予約もそうだけど、仕事中で入れられなかった予約とか、電車の中だったから入れられなかった予約、なんていうものまで仕事中にこっそりとか、電車の中から携帯で、ってことができるようになったから。今まで機会を損失していたものも取りこぼさないようになったのがいいね。そもそもお客さんが【便利ですねえ!】って喜んでくれているのがいいね」

 「そうですね。僕は特に1人で始めるつもりなので、なお一層そんな場合にいいと思っています。」

 「あ、あれでしょ、手を止める回数が一人だとすごく多くなっちゃうからでしょ。」

 「おお、さすが院長。その通りです。」

 「いや、僕も最初1人で始めたからねえ、最初のスタッフを入れる直前は正直すごく大変だった。1人のお客さんを施術している間に5回電話に出させていただいたことがある。さすがに料金をお返しした・・・。」

 「なるほどですねえ。」

 「でもねえ、紙の予約帳もそれ以外に関しては問題無く使えると思うね。後は利用料との兼ね合いじゃないかな。」

 「そうそう、基本的に予約と予約の間を10分空けているじゃないですか。あれはやっぱり必要ですよね。」

 「うん、僕は必要だと思うな、最初に受付して着替えたりするし、施術後にまた着替えたり、お茶飲んだりとかするとするとやっぱり合わせて10分は必要だよね。」

 「だいたいわかりましたー!ありがとうございます。」

 「あ、ちょっと待った、締める前にもう1つだけ、あのさ、うちは2店舗あるじゃない、で、オンラインのシステムだとどこにいても両方の店舗の予約状況がわかるのも素晴らしいね。しかも【○○店の方ならお取りできますので】と片方の店でお断りする場合に別の店の予約も入れられちゃうのがいいね。それに休みの日に【暇そうだな】と思ったら割引のメールを送るとかもできるしね。」

 「おお!どんどん出てきますね。いいところが。」

 「いや、正直お得なシステムだよ。あ!!もう一個忘れていた。あのこれは【紙】でも【PC】でも同じことなんだけど、予約を取る際に細かく時間を指定したほうがいいね。つまり14時から予約を入れたい人がいても14時10分からでもいいでしょうか。って言うわけだ。これには2つの意味があって、13時から60分の予約を入れて、インターバル10分取った上で14:10の予約に入れるっていう意味と、【14時じゃなくて14時10分からなら取れる、ってことはその10分大切なんだな、遅れちゃ駄目だな】って思ってもらえるんだよね。実際うちではほとんど遅れていらっしゃる方はいないでしょ。これも重要だったね。」

 「おお、細かい!!ありがとうございました」

 「ああそうだ、ベテラン君、もし開業してこのシステム使いたかったら僕に言ってよ。結構安く紹介できるよ。僕の紹介であったら。あと僕を通した場合は【電話:オンライン予約】の割合で【オンライン予約の割合がグッと上がる方法マニュアル】をつけてあげるよ。」

 「まじすか?優しいっすね」

 「ちょっとお礼がもらえるのよ。(^_^;)」

 「っておーい!でもいいか、安くなるなら」

 「せやろ?ここをクリックしてフォームから問い合わせてな。お友達にも言ってええで。」

 「関西弁?」

 

予約はしてもらうといい

もちろん飛び込みもいいのだけれど予約はしてもらうと予定が立ちやすいので、できるだけ入れてもらうとよい。紙の予約帳もPCの予約帳も最後はお金の集計までできるようなものがよいと思います。

ピークマネージャー…高性能なオンライン予約システム。こんなに高機能で、さらにどんどんアップデートして、こんなに安くていいのかと思うほどのシステム。伊澤からの紹介ですと伝えてもらえればホームページに書いてあるより安く提供してくれるはずです。
最近過去の予約状況をピークマネージャーと入れる前と入れた後で比較したのですが、以下のようになりました。

上が導入前で、下が導入後です。営業時間を下の時は前後一時間縮めているので、最初と最後はデータがないのですが。それにしてもスタート時(上のほう)の予約の入り方に注目してください。導入前では営業開始から2時間くらいは他の時間帯に比べて半分くらいの来院しかありません。しかし、導入後は開始直後の時間帯から他とほとんど同じ(というか逆に多い)来院数があります。これはとってもすごいことです。このシステムにかかる料金など軽く吹き飛んでしまう売上増に直接つながります。
よろしければピークマネージャーの会社の担当者をご紹介します。私からのご紹介で、定価よりぐっとお安くお使いいただけるはずです。こちらより【紹介してください】とご連絡ください。

紙の予約帳…【院長】の院が昔使っていた予約帳。エクセルファイルですので、使っていただくことができます。ご自分でいじって使えるようにしてください。さすがにサポートはしていません。

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